Obsługa kadrowo-płacowa to przekazanie zewnętrznemu biuru dokumentacji pracowniczej, naliczania wynagrodzeń oraz rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym. Pracodawca zachowuje decyzje o zatrudnieniu i stawkach, biuro odpowiada za poprawność dokumentów, terminowość deklaracji i zgodność z Kodeksem pracy. W praktyce obejmuje trzy obszary: kadry, płace i doradztwo z prawa pracy.
W tym artykule
- Co obejmuje obsługa kadrowo-płacowa
- Kadry: dokumentacja, przy której najczęściej sypią się firmy
- Płace: terminy, których nie da się przesunąć
- Prawo pracy: umowy, wypowiedzenia, kontrola
- Co robi biuro, a co zostaje po stronie firmy
- Od ilu pracowników outsourcing zaczyna się opłacać
- Jak wygląda przejęcie obsługi krok po kroku
- Czego standardowa obsługa nie obejmuje
- Od czego zależy cena
- Najczęstsze pytania
Co obejmuje obsługa kadrowo-płacowa
Standardowa obsługa łączy trzy obszary: prowadzenie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej, naliczanie wynagrodzeń wraz z rozliczeniami publicznoprawnymi oraz bieżące doradztwo z prawa pracy. W praktyce większość firm zleca wszystkie trzy naraz, bo dane są wspólne - ta sama umowa i ta sama ewidencja czasu pracy zasilają i teczkę pracownika, i listę płac.
Rozdzielenie tych obszarów między dwa podmioty zwykle kończy się dublowaniem pracy. Kadrowa pyta o dane, które ma już księgowość, a błąd w jednym miejscu wychodzi dopiero przy wypłacie.
Pełny zakres opisujemy na stronie obsługa kadrowo-płacowa dla firm. Poniżej rozbicie na trzy filary.
Kadry: dokumentacja, przy której najczęściej sypią się firmy
Kadry to część dokumentacyjna: akta osobowe, umowy i aneksy, ewidencja czasu pracy, urlopy, świadectwa pracy, badania i szkolenia BHP. Akta osobowe prowadzi się w pięciu częściach - A (ubieganie się o pracę), B (przebieg zatrudnienia), C (ustanie zatrudnienia), D (kary porządkowe) i E (kontrola trzeźwości).
Okres przechowywania zależy od daty zatrudnienia. Dla stosunków pracy nawiązanych 1 stycznia 2019 r. lub później dokumentację trzyma się 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie ustało. Dla wcześniejszych - co do zasady 50 lat, chyba że pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA.
Nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Grzywna sięga od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy), a braki wychodzą zwykle przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Szczegóły zakresu kadrowego opisujemy na stronie prowadzenie kadr.
Płace: terminy, których nie da się przesunąć
Płace to naliczanie wynagrodzeń, listy płac, składki ZUS, zaliczki na podatek, PIT-11 i PIT-4R oraz korekty deklaracji. Wynagrodzenie za pracę wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (art. 85 Kodeksu pracy).
Ten termin jest sztywny i nie zależy od tego, czy księgowa zdążyła, czy pracownik dostarczył zwolnienie. Dlatego przy płacach liczy się nie tylko poprawność, ale i przewidywalny harmonogram - kiedy biuro dostaje dane wejściowe i kiedy oddaje gotową listę.
Do tego dochodzą rozliczenia okołopłacowe: PPK, PFRON, ZFŚS, zajęcia komornicze, zasiłki. Pełen zakres znajdziesz na stronie naliczanie płac, a zestawienie terminów ustawowych w artykule obowiązki pracodawcy wobec ZUS.
Prawo pracy: umowy, wypowiedzenia, kontrola
Trzeci obszar to decyzje, które trudno cofnąć. Rodzaj umowy, treść wypowiedzenia, termin wręczenia dokumentu, regulamin pracy - błąd kosztuje tu więcej niż pomyłka w liście płac, bo kończy się sporem albo roszczeniem.
W E&P Service ten obszar prowadzi absolwentka prawa, a w sprawach spornych wspiera nas radca prawny. Zakres doradztwa opisujemy na stronie prawo pracy dla firm.
Co robi biuro, a co zostaje po stronie firmy
Outsourcing nie zdejmuje z pracodawcy odpowiedzialności za decyzje kadrowe. Zmienia się to, kto pilnuje wykonania i dokumentów.
| Obszar | Po stronie biura | Po stronie pracodawcy |
|---|---|---|
| Zatrudnienie | Umowa, zgłoszenie do ZUS, teczka osobowa | Decyzja o zatrudnieniu i warunkach |
| Wynagrodzenia | Naliczenie, lista płac, przelewy do urzędów | Ustalenie stawek, akceptacja listy, wypłata |
| Czas pracy | Ewidencja, rozliczenie nadgodzin i urlopów | Grafik, zgoda na nadgodziny, akceptacja urlopu |
| Dokumenty | Kompletowanie, przechowywanie, terminy badań i szkoleń | Dostarczenie danych i podpisów |
| Kontrola PIP lub ZUS | Przygotowanie dokumentacji, wyjaśnienia | Kontakt z inspektorem, decyzje |
Ten podział warto ustalić na starcie, razem z terminami przekazywania danych. Najwięcej opóźnień bierze się z tego, że firma dostarcza informacje o nieobecnościach po zamknięciu listy płac.
Od ilu pracowników outsourcing zaczyna się opłacać
Naszym zdaniem próg to około 5 pracowników. Poniżej tej liczby wiele firm radzi sobie samodzielnie albo w ramach obsługi księgowej. Powyżej - rośnie liczba dokumentów, terminów i wyjątków, a jedna osoba w firmie przestaje nadążać obok swoich zadań.
Sam koszt to nie wszystko. Własny etat kadrowy oznacza też ryzyko: urlop, zwolnienie lekarskie, odejście z pracy i konieczność aktualizowania wiedzy po każdej zmianie przepisów. Porównanie obu modeli rozpisaliśmy w artykule własny dział kadr czy outsourcing.
Jak wygląda przejęcie obsługi krok po kroku
Przejście do nowego biura zajmuje zwykle od kilku dni do trzech tygodni. Decyduje liczba zatrudnionych i stan dokumentacji, nie sama procedura.
- Rozmowa i bezpłatna wycena. Ustalamy liczbę pracowników, rodzaje umów i zakres obsługi.
- Audyt dokumentacji. Sprawdzamy akta osobowe, ewidencję czasu pracy i poprawność dotychczasowych rozliczeń. Wskazujemy braki i ryzyka.
- Przeniesienie danych. Migrujemy dane do systemu płacowego, uzupełniamy dokumentację i ustalamy harmonogram wypłat oraz deklaracji.
- Bieżąca obsługa. Naliczamy wynagrodzenia, prowadzimy kadry, składamy deklaracje.
Najczęstsze obawy dotyczą przerwy w wypłatach. W praktyce zmianę planuje się tak, żeby pierwsza lista płac w nowym biurze wypadła po pełnym miesiącu rozliczeniowym. Przed przejęciem warto zacząć od audytu kadrowego - pokazuje, ile pracy wymaga uporządkowanie dokumentów. Cały proces rozpisaliśmy w artykule jak zmienić biuro kadrowo-płacowe.
Czego standardowa obsługa nie obejmuje
Część zadań wychodzi poza bieżące kadry i płace. Zwykle wycenia się je osobno, bo pojawiają się raz albo cyklicznie, nie co miesiąc.
- Regulaminy i fundusze - regulamin pracy i wynagradzania, ZFŚS, PFRON, sprawozdania GUS, BHP. Zakres opisujemy w usługach dodatkowych.
- Audyt kadrowy - jednorazowy przegląd akt i ewidencji, najczęściej przed kontrolą albo przy zmianie biura. Szczegóły: audyt kadrowy.
- Szkolenia i wsparcie zespołu - dla firm, które mają własną kadrową i potrzebują konsultacji albo warsztatu. Zakres: wsparcie kadrowo-płacowe i szkolenia.
- Pracownicy oddelegowani - zaświadczenia A1, składki i podatek przy pracy za granicą. Zakres: obsługa pracowników oddelegowanych.
Od czego zależy cena
Cena obsługi kadrowo-płacowej zależy przede wszystkim od liczby pracowników i zakresu usług. Znaczenie mają też rodzaje umów, rotacja w firmie i stan dokumentacji na starcie - uporządkowane akta skracają wdrożenie.
Rozliczamy się w modelu abonamentowym za pracownika albo w pakiecie dopasowanym do firmy. Wycenę przygotowujemy indywidualnie i bezpłatnie, bo przy tej samej liczbie osób zakres bywa różny. Czynniki cenowe rozpisaliśmy w artykule ile kosztuje outsourcing kadr i płac, a warianty współpracy na stronie cennik usług.
Najczęstsze pytania
Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa?
Obsługa kadrowo-płacowa polega na prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i naliczaniu wynagrodzeń przez zewnętrzne biuro. Obejmuje akta osobowe, ewidencję czasu pracy, listy płac, rozliczenia ZUS i PIT oraz doradztwo z prawa pracy. Pracodawca podejmuje decyzje kadrowe, biuro odpowiada za dokumenty i terminy.
Czym różnią się kadry od płac?
Kadry to część dokumentacyjna: akta osobowe, umowy, urlopy, ewidencja czasu pracy i świadectwa pracy. Płace to naliczanie wynagrodzeń, listy płac oraz rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym. Dane są wspólne, dlatego oba obszary zwykle prowadzi jedno biuro.
Czy outsourcing zdejmuje z pracodawcy odpowiedzialność?
Nie. Odpowiedzialność za zatrudnienie i wynagrodzenia pozostaje po stronie pracodawcy. Biuro odpowiada za poprawność dokumentów, naliczeń i terminów w zakresie ustalonym umową. Dlatego zakres warto opisać precyzyjnie, razem z terminami przekazywania danych.
Od ilu pracowników opłaca się outsourcing kadr i płac?
Naszym zdaniem od około 5 pracowników. Przy mniejszym zatrudnieniu firmy często radzą sobie w ramach obsługi księgowej. Powyżej tego progu rośnie liczba dokumentów i terminów, a koszt własnego etatu kadrowego zaczyna przewyższać koszt obsługi zewnętrznej.
Ile trwa przejęcie obsługi od poprzedniego biura?
Zwykle od kilku dni do trzech tygodni. Czas zależy od liczby zatrudnionych i stanu dokumentacji. Zaczynamy od audytu akt osobowych i ewidencji czasu pracy, potem przenosimy dane do systemu płacowego i ustalamy harmonogram wypłat.
Czy przy zmianie biura wypłaty się opóźnią?
Nie muszą. Zmianę planuje się tak, żeby pierwsza lista płac w nowym biurze obejmowała pełny miesiąc rozliczeniowy. Kluczowe jest przekazanie kompletnych danych o zatrudnieniu i nieobecnościach przed pierwszym naliczeniem.
Jak długo przechowuje się akta osobowe?
Dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. akta przechowuje się 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dla wcześniejszych zatrudnień okres wynosi co do zasady 50 lat, chyba że pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA.
Co grozi za braki w dokumentacji pracowniczej?
Nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy). Braki ujawniają się najczęściej podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Do kiedy trzeba wypłacić wynagrodzenie?
Wynagrodzenie wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym terminie ustalonym z góry, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (art. 85 Kodeksu pracy). Termin nie zależy od tego, kiedy firma przekaże dane do naliczenia.
Czy dane o wynagrodzeniach są bezpieczne?
Tak. Dane przetwarzamy zgodnie z RODO, na podstawie umowy powierzenia. Informacje o wynagrodzeniach obejmuje poufność, a dostęp do dokumentacji mają wyłącznie osoby bezpośrednio obsługujące firmę.
Czy obsługa działa zdalnie?
Tak. Biuro prowadzimy w Poznaniu przy ul. Drużbickiego 11, ale dokumenty wymieniamy elektronicznie i obsługujemy firmy z całej Polski. Kontakt utrzymujemy telefonicznie i mailowo, a spotkania organizujemy w miarę potrzeb.
Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa?
Cena zależy od liczby pracowników i zakresu usług. Rozliczamy się w modelu abonamentowym za pracownika albo w pakiecie dopasowanym do firmy. Wycenę przygotowujemy bezpłatnie i indywidualnie, bo przy tej samej liczbie osób zakres bywa różny.
Chcesz sprawdzić, ile kosztowałaby obsługa w Twojej firmie? Napisz do nas - ustalimy zakres i przygotujemy bezpłatną wycenę.