Cena outsourcingu kadr i płac zależy przede wszystkim od liczby pracowników i zakresu obsługi. Wpływają na nią też rodzaje umów, rotacja w firmie i stan dokumentacji na starcie. Biura rozliczają się zwykle abonamentem za pracownika albo pakietem, a wycenę przygotowują indywidualnie.
W tym artykule
- Dlaczego biura nie podają jednej ceny
- Co realnie wpływa na cenę
- Abonament za pracownika czy pakiet
- Co zwykle jest poza abonamentem
- Jak przebiega wycena outsourcingu kadr i płac
- Jak porównywać oferty biur
- Druga strona rachunku: koszt błędu
- Najczęstsze pytania
Dlaczego biura nie podają jednej ceny
Przy tej samej liczbie pracowników nakład pracy potrafi się różnić kilkukrotnie. Firma z dziesięcioma osobami na umowach o pracę, stałym grafiku i zerowej rotacji to inna obsługa niż firma z dziesięcioma osobami na zleceniach, z nadgodzinami i wymianą składu co kwartał.
Dlatego cennik w formie sztywnej tabeli byłby mylący. Zamiast tego liczy się konkretny zakres: ile osób, jakie umowy, co dokładnie przechodzi do biura, a co zostaje w firmie. Nasze warianty współpracy opisujemy właśnie w ten sposób.
Co realnie wpływa na cenę
Poniżej czynniki, o które pyta każde biuro przy wycenie. Warto przygotować te dane przed rozmową - skraca to wycenę do jednego spotkania.
| Czynnik | Dlaczego wpływa na cenę |
|---|---|
| Liczba zatrudnionych | Podstawa większości rozliczeń. Każda osoba to teczka, ewidencja i pozycja na liście płac. |
| Rodzaje umów | Umowy zlecenia i o dzieło rozlicza się inaczej niż umowy o pracę. Mieszany model podnosi nakład. |
| Rotacja | Każde przyjęcie i zwolnienie to zgłoszenia do ZUS, teczka, świadectwo pracy i rozliczenie końcowe. |
| Ewidencja czasu pracy | Praca zmianowa, nadgodziny i dyżury wymagają rozliczania miesiąc do miesiąca. |
| Stan dokumentacji na starcie | Uporządkowane akta skracają wdrożenie. Braki trzeba najpierw uzupełnić. |
| Zakres dodatkowy | ZFŚS, PPK, PFRON, sprawozdania GUS czy regulaminy wyceniane bywają osobno. |
Największe różnice w wycenach wynikają zwykle z dwóch ostatnich pozycji. Jedno biuro wlicza sprawozdania i regulaminy w abonament, drugie traktuje je jako usługę dodatkową.
Abonament za pracownika czy pakiet
W modelu abonamentowym płacisz stawkę za każdą obsługiwaną osobę. Rachunek rośnie i maleje razem z zatrudnieniem, co sprawdza się przy zmiennym składzie zespołu.
W pakiecie ustala się stałą kwotę za określony zakres i przedział zatrudnienia. Łatwiej wtedy planować budżet, ale przy dużych wahaniach liczby osób trzeba renegocjować warunki.
W E&P Service pracujemy w obu modelach - wybór zależy od tego, czy firma ma stabilne zatrudnienie, czy sezonowe. Zakres obsługi kadrowo-płacowej ustalamy przed wyceną, żeby porównanie było uczciwe.
Co zwykle jest poza abonamentem
Część zadań pojawia się raz albo cyklicznie, nie co miesiąc. Zwykle wycenia się je osobno.
- Audyt dokumentacji przed przejęciem obsługi lub przed kontrolą - zakres opisujemy przy audycie kadrowym.
- Przygotowanie regulaminu pracy, wynagradzania albo ZFŚS.
- Sprawozdania GUS, rozliczenia PFRON, wdrożenie PPK.
- Korekty dokumentów za okresy sprzed rozpoczęcia współpracy.
- Szkolenie wewnętrznego zespołu - szczegóły przy wsparciu i szkoleniach.
Jak przebiega wycena outsourcingu kadr i płac
Wycena outsourcingu kadr i płac zaczyna się od rozmowy o liczbie zatrudnionych i rodzajach umów. Na tym etapie wystarczą przybliżone dane - dokładne liczby potrzebne są dopiero przy podpisaniu umowy.
Drugi krok to ustalenie granicy zakresu: co przechodzi do biura, a co zostaje w firmie. Najczęściej sporne punkty to kontakt z pracownikami w sprawach urlopowych, wystawianie zaświadczeń i przygotowywanie danych do wypłaty.
Trzeci krok to przegląd dokumentacji. Jeśli akta są uporządkowane, wdrożenie mieści się w standardowym zakresie. Jeśli brakuje dokumentów z poprzednich lat, biuro wycenia uzupełnienie osobno - dlatego przy zmianie dostawcy warto zacząć od audytu kadrowego.
Całość zwykle mieści się w jednym spotkaniu i jest bezpłatna. Wycena outsourcingu kadr i płac bez rozmowy o zakresie jest po prostu zgadywanką.
Jak porównywać oferty biur
Porównuj zakres, nie samą kwotę. Dwie oferty różniące się o kilkanaście procent potrafią obejmować zupełnie inny zestaw zadań.
Przed podpisaniem umowy warto ustalić cztery rzeczy: co dokładnie wchodzi w cenę, jak wyceniane są zadania spoza zakresu, kto odpowiada za korekty błędów z przeszłości i w jakim terminie biuro potrzebuje danych do naliczenia listy płac.
Ostatni punkt bywa pomijany, a decyduje o tym, czy wypłaty będą na czas. Wynagrodzenie trzeba wypłacić najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca (art. 85 Kodeksu pracy) i ten termin nie przesuwa się dlatego, że dane dotarły do biura z opóźnieniem.
Druga strona rachunku: koszt błędu
Przy porównywaniu kosztów łatwo pominąć ryzyko. Nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy). Do tego dochodzą odsetki od nieterminowych składek i korekty deklaracji.
Dlatego rachunek warto zestawić z kosztem alternatywy - własnego etatu kadrowego wraz z zastępstwami, szkoleniami i ryzykiem rotacji. Rozpisaliśmy to w artykule własny dział kadr czy outsourcing.
Szerszy kontekst tego, co obejmuje obsługa i jak wygląda współpraca, znajdziesz w przewodniku jak działa obsługa kadrowo-płacowa.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje outsourcing kadr i płac?
Cena zależy od liczby pracowników, rodzajów umów i zakresu obsługi. Biura rozliczają się abonamentem za pracownika albo pakietem za ustalony zakres. Wycenę przygotowuje się indywidualnie, bo przy tej samej liczbie osób nakład pracy potrafi się różnić kilkukrotnie.
Dlaczego biura nie publikują cennika?
Bo sama liczba pracowników nie wystarcza do wyceny. Firma z dziesięcioma osobami na umowach o pracę i stałym grafiku wymaga innego nakładu niż firma z dziesięcioma zleceniobiorcami i wysoką rotacją. Sztywna tabela cen wprowadzałaby w błąd.
Co powinno wchodzić w podstawowy zakres obsługi?
Prowadzenie akt osobowych, ewidencja czasu pracy, dokumentacja urlopowa, naliczanie wynagrodzeń, listy płac oraz rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym. Regulaminy, ZFŚS, PFRON i sprawozdania GUS bywają wyceniane osobno.
Czy cena zmienia się przy zmianie liczby pracowników?
W modelu abonamentowym tak - rachunek rośnie i maleje razem z zatrudnieniem. W modelu pakietowym stała kwota obejmuje określony przedział zatrudnienia, a wyjście poza niego oznacza renegocjację warunków.
Czy przejęcie dokumentacji jest dodatkowo płatne?
To zależy od stanu dokumentów. Uporządkowane akta zwykle mieszczą się w standardowym wdrożeniu. Uzupełnianie braków z poprzednich lat albo korekty wcześniejszych rozliczeń wycenia się osobno, po audycie.
Jak przygotować się do wyceny?
Przygotuj liczbę zatrudnionych, rodzaje umów, informację o rotacji w ostatnim roku i o tym, czy występują nadgodziny lub praca zmianowa. Przydaje się też informacja, czy firma prowadzi ZFŚS i czy rozlicza PFRON.
Czy wycena jest płatna?
Nie. Wycenę przygotowujemy bezpłatnie i bez zobowiązań, po ustaleniu zakresu obsługi. Rozmowa zwykle wystarcza, żeby przedstawić warunki współpracy.
Chcesz poznać koszt obsługi dla swojej firmy? Napisz do nas - przygotujemy bezpłatną wycenę dopasowaną do zakresu.