Własny dział kadr daje pełną kontrolę i dostępność na miejscu, ale generuje koszt stały i ryzyko przerwy w obsłudze przy urlopie czy odejściu pracownika. Outsourcing zamienia ten koszt na zmienny i przenosi odpowiedzialność za terminy na biuro. Próg opłacalności zaczyna się zwykle przy kilku pracownikach.
W tym artykule
- Dwa modele w skrócie
- Porównanie: koszty, ryzyko, elastyczność
- Kiedy własny dział kadr ma sens
- Kiedy outsourcing wychodzi lepiej
- Model mieszany, o którym mało kto mówi
- Co się zmienia, gdy firma rośnie
- Jak policzyć to dla swojej firmy
- Najczęstsze pytania
Dwa modele w skrócie
Własny dział kadr to etat albo część etatu w firmie. Osoba prowadzi akta osobowe, ewidencję czasu pracy, nalicza wynagrodzenia i rozlicza się z ZUS oraz urzędem skarbowym.
Outsourcing to przekazanie tych zadań biuru, które robi to samo dla kilkudziesięciu firm. Pracodawca dalej decyduje o zatrudnieniu i stawkach, biuro odpowiada za dokumenty, naliczenia i terminy w zakresie zapisanym w umowie.
Porównanie: koszty, ryzyko, elastyczność
Sam rachunek kosztów rzadko rozstrzyga sprawę. Poniżej pełniejsze zestawienie obu modeli.
| Kryterium | Własny dział kadr | Outsourcing |
|---|---|---|
| Charakter kosztu | Stały: wynagrodzenie, składki pracodawcy, stanowisko pracy, oprogramowanie kadrowo-płacowe | Zmienny: zależny od liczby osób i zakresu |
| Dostępność | Na miejscu, od ręki | W ustalonych kanałach i godzinach |
| Ciągłość przy nieobecności | Ryzyko przerwy: urlop, zwolnienie, odejście z pracy | Zastępstwo po stronie biura |
| Aktualizacja wiedzy | Po stronie firmy: szkolenia, publikacje, czas na naukę | Po stronie biura |
| Znajomość specyfiki firmy | Duża, buduje się z czasem | Wymaga wdrożenia i dobrej komunikacji |
| Odpowiedzialność za błąd | Pracodawca | Pracodawca, z zakresem odpowiedzialności biura w umowie |
| Skalowanie przy wzroście | Kolejny etat lub przeciążenie | Zmiana zakresu umowy |
Kiedy własny dział kadr ma sens
Własny dział sprawdza się przy większym zatrudnieniu, rozbudowanych regulaminach i codziennych sprawach pracowniczych na miejscu. Jeśli w firmie stale ktoś potrzebuje zaświadczenia, rozmowy o urlopie albo wyjaśnienia paska wypłaty, obecność kadrowej w biurze ma wartość, której nie widać w kosztorysie.
Ten model wymaga jednak zaplanowania zastępstwa. Wypłatę trzeba zrealizować najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca (art. 85 Kodeksu pracy), niezależnie od tego, czy jedyna osoba od płac jest w pracy.
Kiedy outsourcing wychodzi lepiej
Naszym zdaniem outsourcing zaczyna się opłacać już przy 5 pracownikach. Powodem nie jest sama arytmetyka, tylko liczba terminów i wyjątków, które trzeba pilnować obok podstawowej pracy.
Drugi argument to ryzyko. Nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy), a braki wychodzą zwykle przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. W modelu zewnętrznym pilnowanie kompletności dokumentów należy do zakresu obsługi kadrowo-płacowej.
Trzeci argument dotyczy firm rosnących skokowo. Przy sezonowym zatrudnieniu zmiana zakresu umowy jest szybsza niż rekrutacja i wdrożenie kolejnej osoby.
Model mieszany, o którym mało kto mówi
Wybór nie sprowadza się do zero-jedynkowej decyzji. Część firm zostawia w środku osobę od spraw bieżących - kontakt z pracownikami, obieg dokumentów, urlopy - a na zewnątrz oddaje naliczanie płac i rozliczenia z urzędami.
Inny wariant: własna kadrowa prowadzi całość, a biuro pełni rolę wsparcia merytorycznego przy nietypowych przypadkach i zmianach przepisów. Tak działa nasze wsparcie kadrowo-płacowe i szkolenia.
Co się zmienia, gdy firma rośnie
Decyzja podjęta przy pięciu osobach rzadko wytrzymuje próbę trzydziestu. Przy wzroście zatrudnienia rośnie nie tylko liczba list płac, ale przede wszystkim liczba wyjątków: umowy o różnych terminach, nadgodziny, zajęcia komornicze, dłuższe nieobecności.
Firmy, które zaczynały z własną kadrową, w tym momencie zwykle stają przed wyborem: drugi etat czy przeniesienie części zadań na zewnątrz. Te, które zaczynały od outsourcingu, negocjują szerszy zakres albo dokładają wewnętrzną osobę do spraw bieżących.
Warto ustalić ten próg zawczasu. Jeśli plan zakłada podwojenie zespołu w ciągu roku, model obsługi lepiej wybrać pod docelową skalę, a nie pod obecną - zmiana w trakcie roku rozliczeniowego wymaga przeniesienia danych i uzgodnienia harmonogramu wypłat.
Jak policzyć to dla swojej firmy
Zamiast porównywać stawkę biura z samym wynagrodzeniem kadrowej, zestaw pełne koszty obu wariantów. Po stronie etatu policz wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy, stanowisko pracy, licencję na oprogramowanie kadrowo-płacowe, szkolenia oraz koszt zastępstwa na czas nieobecności.
Po stronie outsourcingu weź wycenę dla realnego zakresu, razem z pozycjami rozliczanymi osobno. Czynniki, które najbardziej wpływają na cenę, rozpisaliśmy w artykule ile kosztuje outsourcing kadr i płac, a warianty współpracy znajdziesz na stronie cennik usług.
Jeśli dopiero zastanawiasz się, co dokładnie obejmuje obsługa zewnętrzna, zacznij od przewodnika jak działa obsługa kadrowo-płacowa.
Najczęstsze pytania
Co bardziej się opłaca: własny dział kadr czy outsourcing?
Przy zatrudnieniu poniżej kilku osób zwykle wygrywa outsourcing, bo koszt jest zmienny i nie wymaga etatu. Przy większych zespołach z dużą liczbą spraw bieżących własna kadrowa zaczyna mieć przewagę. Naszym zdaniem próg opłacalności outsourcingu zaczyna się przy 5 pracownikach.
Jakie koszty trzeba doliczyć do etatu kadrowej?
Poza wynagrodzeniem brutto: składki pracodawcy, stanowisko pracy, licencję na oprogramowanie kadrowo-płacowe, szkolenia oraz koszt zastępstwa na czas urlopu i zwolnienia. Bez tych pozycji porównanie z ofertą biura jest niepełne.
Kto odpowiada za błąd w dokumentacji przy outsourcingu?
Odpowiedzialność wobec pracowników i urzędów pozostaje po stronie pracodawcy. Zakres odpowiedzialności biura za poprawność dokumentów i terminowość rozliczeń określa umowa - dlatego warto opisać go precyzyjnie przed podpisaniem.
Czy przy outsourcingu tracę kontrolę nad danymi?
Nie. Dane pozostają danymi pracodawcy, a biuro przetwarza je na podstawie umowy powierzenia zgodnie z RODO. Firma ma wgląd w dokumentację i otrzymuje ją przy zakończeniu współpracy.
Czy można łączyć oba modele?
Tak i robi tak wiele firm. Najczęstszy wariant: sprawy bieżące i kontakt z pracownikami zostają w firmie, a naliczanie płac oraz rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym przechodzą do biura.
Co się dzieje, gdy kadrowa odchodzi z pracy?
Obowiązki pracodawcy nie znikają razem z nią. Wypłaty i deklaracje trzeba zrealizować w terminie, więc firma potrzebuje zastępstwa albo szybkiego przejęcia obsługi przez biuro. Przejęcie zajmuje zwykle od kilku dni do trzech tygodni, zależnie od stanu dokumentacji.
Czy outsourcing sprawdza się przy sezonowym zatrudnieniu?
Tak, bo rozliczenie w modelu abonamentowym rośnie i maleje razem z liczbą obsługiwanych osób. Przy zatrudnieniu sezonowym zmiana zakresu umowy jest szybsza niż rekrutacja kolejnej osoby do działu kadr.
Nie wiesz, który model pasuje do Twojej firmy? Napisz do nas - przeliczymy zakres i przedstawimy bezpłatną wycenę.