Pracownik delegowany do innego państwa Unii na nie dłużej niż 24 miesiące może dalej podlegać polskim ubezpieczeniom społecznym. Potwierdza to zaświadczenie A1, które wydaje ZUS na wniosek pracodawcy, składany wyłącznie elektronicznie przez PUE ZUS. Bez A1 zagraniczna instytucja może zażądać składek u siebie, choć w Polsce są już opłacone.
W tym artykule
- Delegowanie a podróż służbowa
- Do czego służy zaświadczenie A1
- Kiedy pracownik zostaje w polskim ZUS
- Jak uzyskać A1
- Obowiązki w kraju, do którego jedzie pracownik
- Podatek: kiedy płaci się go za granicą
- Lista kontrolna przed wyjazdem
- Najczęstsze pytania
Delegowanie a podróż służbowa
Podróż służbowa to krótki wyjazd w celu wykonania konkretnego zadania poza miejscowością, w której pracownik zwykle pracuje. Delegowanie w rozumieniu przepisów unijnych to skierowanie pracownika do pracy w innym państwie, najczęściej w ramach usługi, którą firma tam wykonuje, na tygodnie lub miesiące.
Różnica ma znaczenie praktyczne. Przy delegowaniu pojawiają się pytania o to, w którym kraju płacić składki, jakie warunki zatrudnienia obowiązują za granicą i gdzie rozliczyć podatek. Szczegółowe porównanie obu sytuacji jest na stronie o obsłudze pracowników oddelegowanych.
Do czego służy zaświadczenie A1
Zaświadczenie A1 potwierdza, ustawodawstwo którego państwa w zakresie ubezpieczeń społecznych stosuje się do pracownika. Dzięki niemu firma nie płaci składek podwójnie, w Polsce i w kraju, w którym pracownik wykonuje pracę.
Pracownik powinien mieć A1 przy sobie przez cały okres pracy za granicą, w wersji papierowej lub elektronicznej. Kontrole w miejscu pracy, na przykład na budowach, sprawdzają je w pierwszej kolejności.
Kiedy pracownik zostaje w polskim ZUS
Zasada wynika z art. 12 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Pracownik delegowany przez pracodawcę, który normalnie prowadzi działalność w Polsce, podlega dalej polskiemu ustawodawstwu, jeśli:
- przewidywany okres pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy,
- pracownik nie jest wysyłany po to, żeby zastąpić inną delegowaną osobę.
„Normalnie prowadzi działalność” oznacza, że firma realnie działa w Polsce, a nie jest jedynie adresem do wysyłania ludzi za granicę. ZUS może o to dopytać przy rozpatrywaniu wniosku.
Jak uzyskać A1
Od kwietnia 2022 r. wniosek o zaświadczenie A1 składa się do ZUS wyłącznie elektronicznie, przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS (PUE), w kreatorze, który prowadzi krok po kroku (komunikat ZUS z kwietnia 2022 r.). Pracodawca potrzebuje do tego profilu płatnika na platformie.
Wniosek warto złożyć przed wyjazdem. We wniosku podaje się między innymi okres i miejsce pracy za granicą. Autentyczność wydanego A1 można sprawdzić na stronie ZUS.
Obowiązki w kraju, do którego jedzie pracownik
A1 rozwiązuje kwestię składek, ale nie warunków pracy. Pracownikowi delegowanemu w ramach świadczenia usług przysługują w kraju przyjmującym minimalne warunki zatrudnienia obowiązujące na miejscu, między innymi w zakresie wynagrodzenia, czasu pracy i odpoczynku oraz minimalnego urlopu (dyrektywa 96/71/WE zmieniona dyrektywą 2018/957).
Przy delegowaniu dłuższym niż 12 miesięcy, a po uzasadnionym zgłoszeniu 18 miesięcy, stosuje się już niemal wszystkie przepisy prawa pracy kraju przyjmującego. Wiele państw wymaga też zgłoszenia delegowania w swoim systemie przed rozpoczęciem pracy. Wymogi różnią się między krajami, dlatego sprawdzamy je dla konkretnego miejsca wyjazdu w ramach doradztwa z prawa pracy.
Podatek: kiedy płaci się go za granicą
O tym, gdzie rozliczyć podatek od wynagrodzenia, decydują umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zwykle wynagrodzenie podlega opodatkowaniu w kraju wykonywania pracy, chyba że pracownik przebywa tam nie dłużej niż 183 dni w okresie wskazanym w umowie, a wynagrodzenie wypłaca pracodawca bez siedziby i bez zakładu w tym kraju.
Okres liczenia 183 dni i szczegóły zależą od konkretnej umowy, więc przy dłuższych wyjazdach sprawdzamy ją przed wysłaniem pracownika, a nie po powrocie.
Lista kontrolna przed wyjazdem
| Co sprawdzić | Dlaczego |
|---|---|
| Czy wyjazd to delegowanie, czy podróż służbowa | Od tego zależą składki, warunki zatrudnienia i rozliczenie kosztów |
| Wniosek o A1 złożony przez PUE ZUS | Potwierdza polskie ubezpieczenie i chroni przed składkami za granicą |
| Zgłoszenie delegowania w kraju przyjmującym | Wiele państw wymaga go przed rozpoczęciem pracy |
| Minimalne wynagrodzenie i czas pracy na miejscu | Pracownikowi przysługują lokalne minimalne warunki zatrudnienia |
| Liczenie 183 dni z umowy podatkowej | Decyduje, w którym kraju płaci się podatek |
| Aneks do umowy o pracę | Określa miejsce, okres i warunki pracy za granicą |
Delegowanie zmienia też comiesięczne rozliczenia, łącznie z terminami w ZUS, które zebraliśmy w artykule obowiązki pracodawcy wobec ZUS. Pełen zakres spraw, które przejmuje biuro, opisuje przewodnik obsługa kadrowo-płacowa: co to jest i co obejmuje.
Najczęstsze pytania
Czy na krótki wyjazd do innego kraju UE potrzebne jest A1?
Co do zasady tak: A1 dotyczy każdej pracy wykonywanej w innym państwie UE, także krótkiej. Bez niego zagraniczna instytucja może uznać, że pracownik powinien być ubezpieczony na miejscu.
Na jak długo można delegować pracownika z zachowaniem polskiego ZUS?
Na przewidywany okres nieprzekraczający 24 miesięcy, pod warunkiem że pracownik nie zastępuje innej delegowanej osoby (art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004). Dłuższe delegowanie wymaga porozumienia instytucji obu państw.
Czy wniosek o A1 można złożyć na papierze?
Nie. Od kwietnia 2022 r. ZUS przyjmuje wnioski o zaświadczenie A1 wyłącznie elektronicznie, przez platformę PUE ZUS. Pracodawca składa wniosek ze swojego profilu płatnika.
Czy A1 zwalnia z przestrzegania prawa pracy kraju przyjmującego?
Nie. A1 dotyczy wyłącznie ubezpieczeń społecznych. Pracownikowi delegowanemu przysługują minimalne warunki zatrudnienia kraju, w którym pracuje, w tym wynagrodzenie minimalne i zasady czasu pracy.
Gdzie pracownik delegowany płaci podatek?
Zależy to od umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z danym krajem. Zwykle po przekroczeniu 183 dni pobytu w okresie wskazanym w umowie podatek należy się w kraju wykonywania pracy, ale warunki trzeba sprawdzić w konkretnej umowie.
Czym różni się delegowanie od podróży służbowej?
Podróż służbowa to krótki wyjazd w celu wykonania konkretnego zadania. Delegowanie to skierowanie do pracy w innym państwie, zwykle na dłużej i w ramach usługi wykonywanej za granicą, z osobnymi zasadami dotyczącymi składek i warunków pracy.
Kto w firmie odpowiada za A1 i rozliczenia delegowanych?
Pracodawca, jako płatnik składek. W praktyce wniosek o A1, aneks do umowy i rozliczenie wynagrodzenia może prowadzić biuro kadrowo-płacowe, które ma dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS.
Wysyłasz pracowników za granicę? Prowadzimy obsługę kadr i płac w Poznaniu razem z rozliczeniami pracowników delegowanych. Napisz do nas, sprawdzimy plan wyjazdu przed jego startem.