Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) musi utworzyć pracodawca, który 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Przy 20-49 etatach fundusz powstaje na wniosek zakładowej organizacji związkowej, a mniejsze firmy tworzą go dobrowolnie. Odpis podstawowy wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia na jednego zatrudnionego.
W tym artykule
- Od ilu pracowników ZFŚS jest obowiązkowy
- Firma poniżej 50 etatów: co trzeba zrobić
- Jak liczy się odpis na fundusz
- Terminy przekazania pieniędzy
- Regulamin ZFŚS i zmiana z 2026 roku
- Na co i komu przyznaje się świadczenia
- Najczęstsze pytania
Od ilu pracowników ZFŚS jest obowiązkowy
Zasady określa art. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 288). Liczy się stan zatrudnienia na 1 stycznia, w przeliczeniu na pełne etaty, a nie liczba osób.
| Zatrudnienie 1 stycznia (pełne etaty) | Fundusz |
|---|---|
| 50 i więcej | Obowiązkowy |
| 20-49 | Obowiązkowy, jeśli wnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa |
| Poniżej 50 (bez wniosku związku) | Dobrowolny: fundusz albo świadczenie urlopowe, albo żadne z nich |
| Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe | Obowiązkowy bez względu na liczbę pracowników |
Przykład: firma ma 52 osoby, ale część pracuje na pół etatu i w przeliczeniu wychodzi 46 etatów. Na 1 stycznia nie ma więc obowiązku tworzenia funduszu, o ile nie działa u niej związek, który o to wystąpi.
Firma poniżej 50 etatów: co trzeba zrobić
Mniejsza firma, która nie tworzy funduszu i nie wypłaca świadczenia urlopowego, ma obowiązek informacyjny. Jeśli nie jest objęta układem zbiorowym pracy i nie musi mieć regulaminu wynagradzania, przekazuje pracownikom informację o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu każdego roku, w sposób przyjęty w firmie (art. 3 ust. 3a ustawy).
W praktyce wystarczy krótka informacja w styczniu, udostępniona tak jak inne komunikaty dla pracowników. Pominięcie jej to częsta uwaga przy kontrolach w małych firmach. Regulaminy, w których takie postanowienia się zapisuje, opisujemy w artykule regulamin pracy i wynagradzania: od ilu pracowników.
Jak liczy się odpis na fundusz
Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego od przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1). Stawki zależą od rodzaju pracownika:
- 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na jednego zatrudnionego,
- 50% na pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- 5%, 6% i 7% w kolejnych latach nauki pracownika młodocianego.
Podstawą jest przeciętne wynagrodzenie z poprzedniego roku albo z drugiego półrocza poprzedniego roku, jeśli było wyższe (art. 5 ust. 2). Wartości ogłasza Prezes GUS. Na 2026 r. ustawa okołobudżetowa (Dz.U. 2025 poz. 1840) nie zmieniła tych zasad, więc stosuje się stawki z ustawy. Odpis można dodatkowo zwiększyć o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia na każdą osobę z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.
Terminy przekazania pieniędzy
Odpis trzeba nie tylko naliczyć, ale też przelać na osobny rachunek bankowy funduszu (art. 6 ust. 2):
- do 31 maja co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych,
- do 30 września pozostałą część.
Te terminy nie dotyczą firm poniżej 50 etatów, które tworzą fundusz dobrowolnie (art. 6 ust. 2a). Odpisy obciążają koszty działalności pracodawcy.
Regulamin ZFŚS i zmiana z 2026 roku
Zasady przyznawania świadczeń określa regulamin funduszu. Pracodawca uzgadnia go z zakładową organizacją związkową. Od 27 stycznia 2026 r. pracodawca, u którego nie działa związek, uzgadnia regulamin z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów; wcześniej przepis mówił o jednym takim pracowniku (ustawa z 4 grudnia 2025 r., Dz.U. 2026 poz. 25). Ta sama zasada dotyczy postanowień regulaminu wynagradzania o wysokości odpisu lub nietworzeniu funduszu.
Przygotowanie i aktualizację regulaminu ZFŚS prowadzimy w ramach usług dodatkowych, a bieżące rozliczenia funduszu łączymy z obsługą płac.
Na co i komu przyznaje się świadczenia
Ulgowe usługi, świadczenia i dopłaty z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1). Równe kwoty dla wszystkich, bez kryterium socjalnego, to jeden z najczęstszych błędów, które wychodzą przy kontrolach.
Dane o sytuacji osoby uprawnionej przekazuje się w formie oświadczenia, a pracodawca może żądać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do potwierdzenia (art. 8 ust. 1a). To dane osobowe, często wrażliwe, więc dostęp do nich trzeba ograniczyć do osób, które rozpatrują wnioski.
ZFŚS to jeden z obowiązków, które obejmuje obsługa kadrowo-płacowa; jego rozliczenia sprawdza też inspektor, o czym piszemy w artykule kontrola PIP: jak się przygotować.
Najczęstsze pytania
Od ilu pracowników trzeba tworzyć ZFŚS?
Od 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, według stanu na 1 stycznia danego roku. Przy 20-49 etatach fundusz tworzy się na wniosek zakładowej organizacji związkowej, a mniejsze firmy mogą go utworzyć dobrowolnie.
Ile wynosi odpis na ZFŚS na jednego pracownika?
Odpis podstawowy to 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej z poprzedniego roku albo z jego drugiego półrocza, jeśli było wyższe. Na pracownika w szczególnych warunkach odpis wynosi 50%, a na młodocianego 5-7%.
Do kiedy przelać pieniądze na rachunek ZFŚS?
Co najmniej 75% odpisów podstawowych do 31 maja, a całość do 30 września danego roku. Terminy nie dotyczą firm poniżej 50 etatów, które tworzą fundusz dobrowolnie.
Czy mała firma musi informować, że nie tworzy funduszu?
Tak, jeśli nie jest objęta układem zbiorowym i nie musi mieć regulaminu wynagradzania. Informację o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazuje pracownikom w pierwszym miesiącu roku, w sposób przyjęty w firmie.
Z kim uzgodnić regulamin ZFŚS, gdy w firmie nie ma związków?
Od 27 stycznia 2026 r. z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Wcześniej przepis mówił o jednym pracowniku wybranym przez załogę, dlatego przy najbliższej zmianie regulaminu warto uzgodnić go już według nowych zasad.
Czy świadczenia z ZFŚS można dawać wszystkim po równo?
Nie. Przyznawanie świadczeń i dopłat uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Wypłata tych samych kwot wszystkim, bez kryterium socjalnego, jest niezgodna z ustawą.
Czy odpis na ZFŚS jest kosztem firmy?
Tak. Odpisy i zwiększenia na fundusz oraz wypłacone świadczenia urlopowe obciążają koszty działalności pracodawcy (art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS).
Nie wiesz, czy Twoja firma musi tworzyć fundusz? Prowadzimy kadry i płace dla firm z Poznania i sprawdzimy to na podstawie stanu zatrudnienia. Napisz do nas.