Ewidencję czasu pracy prowadzi każdy pracodawca, osobno dla każdego pracownika, żeby prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia (art. 149 Kodeksu pracy). Zawiera między innymi liczbę przepracowanych godzin z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, pracę w nocy, dni wolne i nieobecności. Dla zatrudnionych od 2019 r. przechowuje się ją 10 lat.
W tym artykule
- Kto musi prowadzić ewidencję czasu pracy
- Co musi zawierać ewidencja
- Kogo dotyczy uproszczona ewidencja
- Papier czy system elektroniczny
- Ile lat przechowywać ewidencję
- Umowa zlecenia: ewidencja godzin
- Najczęstsze błędy i ich koszt
- Najczęstsze pytania
Kto musi prowadzić ewidencję czasu pracy
Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych. Jedna osoba na umowie o pracę oznacza jedną kartę ewidencji. Przepis jest krótki: pracodawca prowadzi ewidencję do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą i udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1 Kodeksu pracy).
Ewidencja to podstawa całej obsługi płac. Z niej wynikają dodatki za nadgodziny i pracę w nocy, wynagrodzenie za urlop i chorobowe. Gdy ewidencja jest niepełna, lista płac opiera się na domysłach, a każda rozbieżność wychodzi przy kontroli albo w sporze z pracownikiem.
Co musi zawierać ewidencja
Zakres ewidencji określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 474, § 6). Najważniejsze pozycje zebraliśmy w tabeli.
| Element ewidencji | Co dokładnie zapisać |
|---|---|
| Czas pracy | Liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy |
| Pora nocna | Liczba godzin przepracowanych w nocy |
| Nadgodziny | Liczba godzin nadliczbowych |
| Dni wolne | Dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia |
| Dyżury | Liczba godzin dyżuru, godzina rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce pełnienia |
| Zwolnienia od pracy | Rodzaj i wymiar zwolnień |
| Nieobecności | Rodzaj i wymiar usprawiedliwionych nieobecności oraz wymiar nieusprawiedliwionych |
Do dokumentów ewidencyjnych należą też wnioski pracownika, na przykład o indywidualny rozkład czasu pracy, o elastyczną organizację pracy czy o urlop opiekuńczy. Trafiają do tej samej części dokumentacji co ewidencja.
Kogo dotyczy uproszczona ewidencja
Przy trzech grupach pracowników nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 Kodeksu pracy):
- pracownicy objęci zadaniowym czasem pracy,
- pracownicy zarządzający zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
- pracownicy, którzy dostają ryczałt za godziny nadliczbowe albo za pracę w porze nocnej.
Uproszczenie dotyczy wyłącznie godzin. Urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności tych osób nadal trzeba odnotować, bo bez nich nie da się poprawnie naliczyć wynagrodzenia.
Papier czy system elektroniczny
Pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Ewidencja w arkuszu lub programie kadrowym jest więc w pełni dopuszczalna, o ile da się z niej odczytać wszystkie elementy z tabeli powyżej.
Lista obecności nie zastępuje ewidencji. Pokazuje, że ktoś był w pracy, ale nie mówi, ile godzin przepracował, ile było nadgodzin ani czy praca przypadła w nocy. W praktyce lista obecności jest jednym ze źródeł danych do ewidencji, nie samą ewidencją.
Ile lat przechowywać ewidencję
Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się ją przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się zakończył (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Przy starszych umowach okresy mogą być dłuższe; opisujemy je w artykule o aktach osobowych pracownika.
Przykład: pracownik odchodzi 31 marca 2027 r. Dziesięć lat liczy się od końca 2027 r., więc ewidencję trzeba przechowywać do końca 2037 r.
Umowa zlecenia: ewidencja godzin
Zleceniobiorców nie obejmuje ewidencja z Kodeksu pracy, ale ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wymaga potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia, bo za każdą godzinę należy się co najmniej minimalna stawka godzinowa. W 2027 r. wynosi ona 32,30 zł (Dz.U. 2026 poz. 1213).
Dokumenty określające sposób potwierdzania godzin oraz same potwierdzenia przechowuje się 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).
Najczęstsze błędy i ich koszt
- Ewidencja prowadzona „do kompletu” raz na kwartał, z pamięci, zamiast na bieżąco.
- Brak godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przez co nie widać naruszeń odpoczynku dobowego.
- Nadgodziny wpisane w ewidencji, ale niewypłacone, albo odwrotnie.
- Uproszczona ewidencja stosowana do osób, które nie spełniają warunków z art. 149 § 2.
Naruszenie przepisów o czasie pracy oraz nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej to wykroczenia zagrożone grzywną od 2 000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 5 i 6 Kodeksu pracy, stawki od 8 lipca 2026 r.). Ewidencję inspektor sprawdza przy niemal każdej kontroli; więcej o tym w artykule kontrola PIP: jak się przygotować.
Ewidencję czasu pracy prowadzimy w ramach usług kadrowych, razem z listą płac, więc dane z ewidencji od razu trafiają do wynagrodzeń. To jeden z elementów, które obejmuje obsługa kadrowo-płacowa.
Najczęstsze pytania
Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa w małej firmie?
Tak, obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, także zatrudniającego jedną osobę na umowie o pracę. Ewidencję prowadzi się osobno dla każdego pracownika i udostępnia mu na żądanie (art. 149 § 1 Kodeksu pracy).
Czy ewidencja czasu pracy musi być podpisana przez pracownika?
Przepisy nie wymagają podpisu pracownika na ewidencji. Ewidencję prowadzi pracodawca i odpowiada za jej rzetelność. Wiele firm zbiera jednak potwierdzenia, na przykład podpisy na listach obecności, bo ułatwiają wyjaśnienie rozbieżności.
Czy ewidencję można prowadzić w Excelu?
Tak, o ile arkusz zawiera wszystkie wymagane informacje: godziny pracy z początkiem i końcem, pracę w nocy, nadgodziny, dyżury, dni wolne i nieobecności. Dokumentację pracowniczą wolno prowadzić w postaci elektronicznej (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy).
Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?
Dla pracowników zatrudnionych od 2019 r. przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym zatrudnienie się zakończyło. Przy umowach zawartych wcześniej okresy mogą być dłuższe, w zależności od daty zatrudnienia i tego, czy pracodawca złożył raporty informacyjne do ZUS.
Kogo nie obejmuje ewidencja godzin pracy?
Pracowników w zadaniowym czasie pracy, osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz pracowników z ryczałtem za nadgodziny lub pracę w nocy. U nich nie ewidencjonuje się godzin, ale nadal odnotowuje się urlopy i nieobecności.
Czy lista obecności wystarczy zamiast ewidencji?
Nie. Lista obecności pokazuje, że pracownik był w pracy, ale nie zawiera liczby godzin, nadgodzin, pracy w nocy ani godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Może być jednym ze źródeł danych do ewidencji.
Co grozi za brak ewidencji czasu pracy?
Grzywna od 2 000 do 60 000 zł, bo nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej i naruszanie przepisów o czasie pracy to wykroczenia z art. 281 Kodeksu pracy. Przy kontroli inspektor może też wydać nakaz uzupełnienia ewidencji i wypłaty zaległych dodatków.
Chcesz przekazać ewidencję i płace w jedne ręce? Jako biuro kadr i płac w Poznaniu prowadzimy obie rzeczy razem. Napisz do nas, ustalimy zakres i termin startu.