Świadectwo pracy pracodawca wydaje w dniu, w którym kończy się stosunek pracy, chyba że w ciągu 7 dni zatrudni tę samą osobę ponownie. Jeśli wydanie od ręki z obiektywnych przyczyn nie jest możliwe, ma 7 dni na wysłanie dokumentu pocztą lub doręczenie go inaczej (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Spóźnienie grozi grzywną od 2 000 do 60 000 zł.
W tym artykule
- Termin wydania świadectwa pracy
- Kolejna umowa z tym samym pracownikiem
- Co musi zawierać świadectwo
- Sprostowanie: 14 dni na wniosek
- Konsekwencje spóźnienia lub błędu
- Najczęstsze błędy pracodawców
- Najczęstsze pytania
Termin wydania świadectwa pracy
Zasada jest prosta: świadectwo wydaje się w ostatnim dniu zatrudnienia. Dotyczy to każdego sposobu zakończenia umowy, także porozumienia stron czy upływu umowy na czas określony.
Gdy z przyczyn obiektywnych pracownik albo osoba przez niego upoważniona nie może odebrać świadectwa w tym dniu, na przykład z powodu choroby, pracodawca w ciągu 7 dni wysyła je za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza w inny sposób. Świadectwo obejmuje okres lub okresy zatrudnienia, za które nie wydano go wcześniej.
Wydania świadectwa nie wolno uzależniać od rozliczenia się pracownika z firmą, na przykład od zwrotu sprzętu (art. 97 § 13 Kodeksu pracy). Rozliczenia z pracownikiem to osobna sprawa.
Kolejna umowa z tym samym pracownikiem
Jeśli pracodawca nawiązuje z tą samą osobą kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego, świadectwo wydaje wyłącznie na wniosek pracownika. Wniosek można złożyć w każdym czasie, a pracodawca ma 7 dni na jego realizację (art. 97 § 11 i 12).
| Sytuacja | Termin wydania |
|---|---|
| Zwykłe zakończenie umowy | W dniu ustania stosunku pracy |
| Obiektywna przeszkoda w odbiorze | Wysyłka lub doręczenie w ciągu 7 dni |
| Nowa umowa z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni | Tylko na wniosek pracownika, w ciągu 7 dni od wniosku |
| Wniosek o sprostowanie | Pracownik: 14 dni od otrzymania świadectwa |
Co musi zawierać świadectwo
W świadectwie podaje się informacje o okresie i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach, trybie rozwiązania albo okolicznościach wygaśnięcia stosunku pracy oraz inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (art. 97 § 2). Zamieszcza się w nim też wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia przez komornika.
Na żądanie pracownika świadectwo zawiera dodatkowo wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje. Szczegółową treść i wzór określa rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy, wydane na podstawie art. 97 § 4 Kodeksu pracy.
Razem ze świadectwem pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru i zniszczeniu, jeśli nie zostanie odebrana (art. 946). Szczegóły opisujemy w artykule o aktach osobowych pracownika, a kopia świadectwa trafia do części C akt.
Sprostowanie: 14 dni na wniosek
Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie. Jeśli pracodawca odmówi, pracownik ma 14 dni od zawiadomienia o odmowie na pozew do sądu pracy. Gdy pracodawca w ogóle nie odpowie, żądanie sprostowania kieruje się do sądu (art. 97 § 21).
Gdy pracodawca nie wydał świadectwa, pracownik może żądać w sądzie zobowiązania go do wydania dokumentu, a jeśli pracodawca nie istnieje, ustalenia uprawnienia do świadectwa (art. 971).
Konsekwencje spóźnienia lub błędu
Niewydanie świadectwa w terminie to wykroczenie zagrożone grzywną od 2 000 do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy, stawki od 8 lipca 2026 r.). Inspektor pracy może też nałożyć mandat do 5 000 zł.
Do tego dochodzi odpowiedzialność wobec pracownika. Za szkodę wynikającą z niewydania świadectwa w terminie lub wydania niewłaściwego dokumentu przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej niż za 6 tygodni (art. 99 Kodeksu pracy). Opóźnione świadectwo potrafi na przykład wstrzymać zatrudnienie u nowego pracodawcy albo zasiłek dla bezrobotnych.
Najczęstsze błędy pracodawców
- Wstrzymywanie świadectwa do czasu zwrotu laptopa, kluczy lub rozliczenia zaliczek.
- Wysyłka świadectwa „przy okazji”, po kilku tygodniach od zakończenia pracy.
- Błędnie wpisany tryb rozwiązania umowy, na przykład porozumienie zamiast wypowiedzenia.
- Brak informacji o wykorzystanym urlopie albo o okresach nieskładkowych.
- Pominięcie informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.
Świadectwa pracy przygotowujemy w ramach usług kadrowych, razem z rozliczeniem ostatniego wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop. To część tego, co obejmuje obsługa kadrowo-płacowa. W sporach o treść świadectwa pomaga doradztwo z prawa pracy.
Najczęstsze pytania
Ile dni ma pracodawca na wydanie świadectwa pracy?
Świadectwo wydaje się w dniu zakończenia stosunku pracy. Tylko gdy z obiektywnych przyczyn nie da się go wtedy wręczyć, pracodawca ma 7 dni na wysłanie go pocztą albo doręczenie w inny sposób (art. 97 § 1 Kodeksu pracy).
Czy pracodawca może zatrzymać świadectwo do czasu zwrotu sprzętu?
Nie. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 13). Zwrot sprzętu i inne rozliczenia załatwia się osobno.
Kiedy świadectwo wydaje się tylko na wniosek?
Gdy pracodawca zatrudnia tę samą osobę ponownie w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej umowy. Wtedy wydaje świadectwo na wniosek pracownika, w ciągu 7 dni od jego złożenia.
Ile czasu ma pracownik na sprostowanie świadectwa pracy?
14 dni od otrzymania świadectwa na wniosek do pracodawcy. Po odmowie ma kolejne 14 dni od zawiadomienia o niej na skierowanie sprawy do sądu pracy (art. 97 § 21).
Co powinno znaleźć się w świadectwie pracy?
Okres i rodzaj pracy, stanowiska, tryb rozwiązania lub okoliczności wygaśnięcia umowy oraz informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego. Na żądanie pracownika także wysokość i składniki wynagrodzenia oraz kwalifikacje.
Jaka kara grozi za niewydanie świadectwa pracy?
Grzywna od 2 000 do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy, od 8 lipca 2026 r.). Pracownik może też żądać odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, maksymalnie za 6 tygodni.
Czy świadectwo pracy wydaje się zleceniobiorcom?
Nie. Świadectwo pracy dotyczy stosunku pracy, czyli umowy o pracę. Osobie na umowie zlecenia pracodawca może wystawić zaświadczenie o okresie współpracy, ale nie jest to świadectwo pracy.
Nie chcesz pilnować terminów przy każdym odejściu pracownika? Prowadzimy kadry i płace w Poznaniu i przygotowujemy dokumenty na koniec zatrudnienia. Napisz do nas.